In vielen Unternehmen werden Formulare auf Websites genutzt – sei es für Kontaktanfragen, Kundenfeedback, Bestellungen oder interne Anmeldungen. Mit Gravity Forms lassen sich diese Formulare in WordPress unkompliziert erstellen und verwalten. Doch oft steht man vor der Herausforderung: Wie kann man die gesammelten Daten effizient auswerten, Reports erzeugen und regelmäßig weitergeben?
Hier kommen individuelle WordPress Plugins ins Spiel, die speziell für die Erstellung, Darstellung und den Versand von Reports entwickelt wurden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Formulardaten optimal nutzen, welche Features sinnvoll sind und wie Unternehmen von automatisierten Reports profitieren.
Warum automatisierte Reports für B2B-Unternehmen wichtig sind
Die Auswertung von Formulardaten ist in vielen Bereichen entscheidend:
- Schnelle Entscheidungsfindung: Führungskräfte erhalten wöchentliche oder monatliche Übersichten über Anfragen, Feedback oder Bestellungen.
- Effizienzsteigerung: Statt manuell CSV-Dateien zu exportieren, werden Reports automatisch erzeugt und verschickt.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Einträge werden in PDF- oder HTML-Form dokumentiert, inklusive Datum, ID und relevanten Feldern.
Unternehmen, die regelmäßig Berichte benötigen – zum Beispiel für Vertrieb, Marketing oder Personalabteilungen – sparen so Zeit und reduzieren Fehlerquellen.
WordPress Berichtserweiterungsplugin für Garivity Forms
Sobald das WordPress Plugin installiert ist, können unter Gravity Forms > Reports die automatisierten Berichte angelegt werden. Dazu können unterschiedliche Regelungen hinterlegt werden. Nach der Wahl des Titels und des Formulars werden zuerst die Empfäanger angegeben. Dann wird das Intervall festgelegt. Dieses kann zB. wöchentlich, monatlich oder täglich definiert werden. Außerdem kann auch der Zeitraum festgelegt werden. Bevor die weiteren Einstellungen getroffen werden können, muss die Regel allerdings gespeichert werden, erst dann können die Spalten festgelegt werden.
Funktionen eines professionellen Reports Plugins
Ein individuelles WordPress Plugin für Gravity Forms Reports kann die Standardfunktionen erheblich erweitern. Zu den wichtigsten Features zählen:
Flexible Feldwahl
Sie können exakt auswählen, welche Felder im Report erscheinen sollen – von Standardfeldern wie Name und E-Mail bis zu individuellen Formularfeldern. So erhalten Sie nur die für Ihr Unternehmen relevanten Informationen.
Automatische PDF-Generierung
Das Plugin wandelt Formulardaten direkt in PDF-Dateien um. Diese Dateien sind druckfertig und können mit Firmenlogo versehen werden.
- Vorteil: PDFs können einfach an Kollegen oder Kunden weitergegeben werden.
- Optional: Temporäre Speicherung und automatische Löschung nach Versand zum Schutz sensibler Daten.
E-Mail-Versand und Vorschau
Reports lassen sich automatisch per E-Mail verschicken. Bevor der Versand erfolgt, kann eine HTML-Vorschau direkt im Backend angezeigt werden.
- Interaktivität: Vorschau wird erst sichtbar, wenn ein Button geklickt wird.
- Flexibilität: Mehrere Empfänger, interne und externe Adressen möglich.
Zeitgesteuerte Intervalle
Das Plugin unterstützt unterschiedliche Intervalle: täglich, wöchentlich oder monatlich.
- Praxisbeispiel: Vertriebsberichte wöchentlich an das Team senden, Feedback-Umfragen monatlich auswerten.
- Nutzen: Automatisierung spart Zeit und sorgt für konstante Informationstransparenz.
Übersichtliche Tabellen
Für schnelle Analysen werden Einträge in übersichtlichen Tabellen angezeigt – sowohl in HTML-Vorschau als auch in PDF-Reports.
- Extra-Spalten: Datum der Anfrage, Eintrags-ID, individuelle Formularfelder.
- Sortierbarkeit: Je nach gewählten Feldern lassen sich Daten besser vergleichen und priorisieren.
Beispiele für den Einsatz in Unternehmen
- Vertriebsabteilungen: Wöchentliche Übersicht über Kundenanfragen inklusive Priorisierung.
- Eventmanagement: Teilnehmerlisten mit allen relevanten Feldern direkt als PDF.
- Marketing & Feedback: Monatliche Analyse von Kundenumfragen zur Produktoptimierung.
- HR & Bewerbungen: Übersicht über eingegangene Bewerbungen inklusive Datum, Position und Status.
Durch diese automatisierten Reports lassen sich interne Prozesse deutlich beschleunigen und die Datenstruktur besser nachvollziehen. Alle Daten werden gesammelt übermittelt und so können diese auch besser ausgewertet werden.
So nutzen Sie das Plugin
- Plugin installieren und aktivieren.
- Neue Report-Regel erstellen und Formular auswählen.
- Felder definieren, Zeitraum und Intervall einstellen.
- E-Mail-Empfänger eintragen.
- Testversand durchführen und Vorschau prüfen.
- Automatischen Versand aktivieren.
Screenshot Placeholder:
Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis durch automatisierte Erstellung und Versand von Reports
- Flexibilität durch individuelle Feldauswahl und Intervalle
- Sicherheit durch temporäre PDF-Speicherung und Schutz sensibler Daten
- Transparenz für Teams und Kunden
Gravity Forms als Basis
Das Plugin baut auf Gravity Forms auf, einem der beliebtesten WordPress-Formular-Plugins. Damit können alle Formulartypen unterstützt werden: Kontaktformulare, Umfragen, Bestellungen, Anmeldungen u.v.m.
Hinweis: Sie benötigen Gravity Forms, um Reports erzeugen zu können. Das Plugin selbst erweitert die Funktionalität erheblich, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen.
Wir helfen Ihnen bei Fragen
Als erfahrene WordPress-Agentur unterstützen wir Sie bei der Installation, Konfiguration und individuellen Anpassung Ihres Plugins. Bei Fragen zu Reports, PDF-Generierung oder E-Mail-Versand können Sie uns jederzeit kontaktieren.
Hinweis: Das Plugin kann direkt erworben werden und ist sofort einsatzbereit – ideal für Unternehmen, die ihre Formulardaten effizient nutzen möchten.
FAQ
F: Kann ich nur bestimmte Felder auswerten?
A: Ja, das Plugin erlaubt die Auswahl der Felder pro Report-Regel, inklusive Datum, ID und individuellen Formularfeldern.
F: Können mehrere Berichte verschickt werden?
A: Die Reports können individuell angepasst werden. Es ist auch möglich für 1 Formular mehrere Regeln zu hinterlegen und zB. wöchentlich andere Inhalte als bei den Monatsberichten zu verschicken.
F: Kann der Report an mehrere E-Mail-Adressen versendet werden?
A: Ja, interne und externe Empfänger sind möglich.
F: Gibt es eine Vorschau vor Versand?
A: Ja, eine HTML-Vorschau kann im Backend angezeigt werden, bevor der Report verschickt wird.
F: Ist das Plugin mit allen Gravity Forms Versionen kompatibel?
A: Das Plugin unterstützt alle aktuellen Gravity Forms Versionen ab 2.6 und WordPress 5.x.